Czy opłaca się wystawić na targach? Policz koszt wyjazdu i próg sprzedaży

Organizator podaje cenę stoiska. Termin pasuje, produkty są gotowe, więc pojawia się pytanie: jechać czy nie? Od samej ceny miejsca niewiele się dowiesz. Trzeba jeszcze dojechać, czasem przenocować, przygotować stoisko i spędzić przy nim parę dni. A z utargu opłacić produkty, które sprzedałeś.

Przed zgłoszeniem warto więc policzyć dwie rzeczy: ile wyniesie cały wyjazd i ile zostanie ze średniego zamówienia po kosztach produktu oraz płatności. Z tych liczb wychodzi próg sprzedaży.

Do stworzenia prognozy oraz oceny wydarzenia po nie potrzebujesz skomplikowanego Excela. W naszym bezpłatnym planie możesz zapisać je w Planerze wystawcy MapKi, który pokaże potrzebny utarg.

Poniżej pokażę ci przykładowy rachunek na przykładzie trzech różnych wydarzeń.

Trzy wydarzenia, trzy różne ceny

Posłużę się danymi z internetu na temat minionych eventów. Wykorzystuję stawki z edycji 2026 roku.

Matematyka zaczyna się już w trakcie researchu. Każdy event podaje swoje stawki zupełnie inaczej, bez możliwości porównania ich bezpośrednio. Kapitularz podawał od razu cenę za trzy dni, Handmade Butique za jeden, a w Poznaniu podstawowa opłata nie obejmowała nawet powierzchni - była tylko stawką za rejestrację.

Kolejny haczyk - trzeba też porównywać kwoty na tej samej zasadzie: brutto z brutto albo netto z netto.

Co wliczyć do kosztu wyjazdu?

Poza miejscem zapisz transport i parking, nocleg, jedzenie, wydruki czy elementy ekspozycji przygotowane na imprezę oraz czas pracy: pakowanie, podróż, rozstawienie stoiska, sprzedaż i powrót. Jeśli jedzie druga osoba, uwzględnij również jej pracę.

Koszt produktów sprzedanych policz osobno, przy zamówieniach. Pełna wartość towaru, który wrócił do domu i nadal nadaje się do sprzedaży, nie jest stratą z tego wyjazdu. Podobnie regał używany na wielu imprezach nie musi w całości obciążać jednego weekendu.

Własny czas też ma cenę, nawet jeśli po targach nie wystawiasz sam sobie faktury. Dzięki temu widzisz, czy wydarzenie zapłaciło tylko rachunki, czy również za kilka dni Twojej pracy. Warto przypisać sobie CHOCIAŻ najniższa krajową za godzinę pracy targowej.

Próg sprzedaży na przykładzie Kapitularza

Weźmy jeden moduł rękodzielniczy na Kapitularzu 2026, z prądem i parkingiem. Te trzy stawki pochodzą z informacji organizatora. Pozostałe kwoty są założeniami do przykładu, a nie rzeczywistym rozliczeniem Lochów i Druków.

Teraz sprzedaż. Załóżmy, że średnie zamówienie to 90 zł, a produkt i koszty związane z tą sprzedażą pochłaniają 30 zł. Zostaje 60 zł na pokrycie wyjazdu.

1950 zł ÷ 60 zł = 32,5, więc trzeba zrealizować 33 średnie zamówienia. To 11 dziennie przez trzy dni. Przy 33 zamówieniach utarg wyniesie 2970 zł, a po odjęciu kosztów produktów i całego wyjazdu zostanie 30 zł. Pracę przy stoisku uwzględniliśmy już w kwocie 1950 zł.

Jeśli z poprzednich targów wiesz, że 33 zamówienia w trzy dni to dużo, masz powód, żeby poszukać tańszego dojazdu albo innego terminu. Przy tych samych przykładowych 60 zł z zamówienia 17 zamówień pokryłoby 1000 zł za cztery dni miejsca na Handmade Butique. To dopiero opłata dla organizatora; dojazd i pracę trzeba doliczyć. Dla Poznania takiego progu nie policzysz rzetelnie bez znalezienia ceny powierzchni wystawienniczej.

Zapisz plan, potem sprawdź wynik

W Planerze MapKi, dostępnym po zalogowaniu w Studio, możesz zapisać wyjazd jako „Rozważam”, wpisać opłatę za miejsce, transport, nocleg, koszt produktu i prowizje od płatności. Kalkulator pokaże próg rentowności oraz prognozowany wynik. Przy kosztach podanych w różnych formach wybierzesz tryb brutto albo netto i zapiszesz założenia o VAT. Jeśli nie znasz jeszcze ceny stoiska, zostaw ją pustą: Planer wskaże brakujące dane, zamiast uznać je za zero.

Po targach uzupełnij faktyczny utarg, liczbę transakcji i werdykt, czy warto wrócić. Zobaczysz wynik na dzień i roboczogodzinę. Przy co najmniej trzech podobnych wyjazdach Planer potrafi też podpowiedzieć prognozę z Twojej historii i pokazuje, na ilu wynikach ją oparł. Dane finansowe są w prywatnym, szyfrowanym sejfie. Planer działa również w darmowym planie Start.

Czasem na targi jedzie się również po kontakty lub po to, żeby sprawdzić nowe miasto. To może być dobry powód do wyjazdu ze słabszą sprzedażą, jeśli wiesz o tym przed zgłoszeniem. Po powrocie zapisz w Planerze, co się udało. Nie dopisuj przyszłych, niepotwierdzonych zamówień do utargu z imprezy.

Masz na oku kolejny termin? [Otwórz MapKę i sprawdź Planer wystawcy](/) przed rezerwacją stoiska. Po wydarzeniu wróć do tych samych liczb i zobacz, czy chcesz jechać tam znowu.